Dokumenty handlowe i legalizacja

Rozpoczynasz przygodę z transportem i handlem międzynarodowym? Na podstawie wymagań prawnych dotyczących dokumentów w poszczególnych krajach lub na życzenie klienta możesz zostać poproszony o poświadczenie legalności dokumentu handlowego. Legalizacja dotyczy najczęściej dokumentów takich jak: faktury handlowe, umowy pełnomocnictwa, specyfikacje, świadectwa wydawane przez organy weterynaryjne, sanitarne, inspekcję handlową lub faktury transportowe. Zaświadczenie wydaje Krajowa Izba Gospodarcza, jednak w przypadku niektórych krajów wymagana jest dodatkowa legalizacja Ministerstwa Spraw Zagranicznych czy ambasady kraju docelowego.

Dokumenty handlowe w transporcie zagranicznym i legalizacja to temat, z którym musi zmierzyć się każdy przedsiębiorca rozpoczynający zagraniczną ekspansję. Istnieje zestaw dokumentów podstawowych, który należy wziąć pod uwagę, mowa tutaj o: fakturze handlowej, fakturze celnej, dokumentach przewozowych czy dokumentach ubezpieczeniowych. Te w większości będą musiały przejść procedurę tłumaczeń i legalizacji. 

źródło: Krajowa Izba Gospodarcza 

Dokumenty handlowe i legalizacja 

Na czym polega procedura? W relacjach biznesowych z zagranicznymi partnerami potrzebne są organy pośrednie poświadczające legalność prezentowanej dokumentacji. Odpowiednie organy wydają uwierzytelnienie, które potwierdza, że prowadzona działalność czy wystawiane faktury są zgodne z literą prawa. To zwykle kontrahent wskazuje, jakie dokumenty powinny zostać przedstawione i potwierdzone. Oczekiwania różnią się w zależności od kraju czy też od realiów branżowych. Legalizacja ma na celu potwierdzenie autentyczności podpisów złożonych na dokumentach oraz, fakt, że działalność prowadzona jest na terenie Polski zgodnie z aktualnie obowiązującym prawem. W części przypadkach legalizacja ma na celu potwierdzenia kopii z oryginałem. W przypadku gdy oryginalny dokument jest unikatowy i nie może zostać przesłany do kontrahenta. 

Komplet dokument handlowych w transakcjach międzynarodowych składa się między innymi z: 

• faktury eksportowych i specyfikacji — najczęściej legalizowane
• świadectwa pochodzenia — najczęściej legalizowane 
• świadectwa zdrowia — najczęściej legalizowane 
• świadectwa analizy 
• świadectwa wolnej sprzedaży 
• świadectwa zgodności z normami 
• umowy i aneksy, pełnomocnictwa, cenniki 

Krajowa Izba Gospodarcza

W Polsce za legalizację dokumentów odpowiada Krajowa Izba Gospodarcza. To właśnie z tą instytucją w pierwszej kolejności spotykają się eksporterzy. Organizacja powstała na bazie Polskiej Izby Handlu Zagranicznego i działa nieprzerwanie od 1990 roku. Siedziba organizacji mieści się w Warszawie przy ul. Trębackiej 4.  Jak czytamy na oficjalnej stronie KIG zajmuje się współpracą międzynarodową i wspieraniem polskiego eksportu: Krajowa Izba Gospodarcza organizuje seminaria, konferencje i inne wydarzenia poświęcone poszczególnym rynkom zagranicznym, szczególnie istotnym z punktu widzenia perspektyw rozwoju polskiego eksportu, np.: Indie, Iran, Turcja, Brazylia, Algieria. Ponadto KIG świadczy szereg usług obejmujących wystawianie świadectw pochodzenia towarów, legalizację dokumentów handlowych, wystawianie Karnetów ATA oraz innych świadectw i zaświadczeń. (źródło: kjg.pl) 

Dokumenty mogą być legalizowane także w regionalnych oddziałach Krajowej Izby Gospodarczej. Aby dokonać legalizacji dokumentów, konieczne jest wypełnienie wniosku i opłata za usługę. Aktualny cennik usług legalizacyjnych dotyczących eksportu znajduje się tutaj.  Jeśli podmiot legalizuje dokumenty po raz pierwszy, będzie musiał potwierdzić prowadzenie działalności. W tym celu musi przedstawić KRS, CEIDG, zaświadczenie z numerem REGON i NIP, a także uwierzytelnione wzory podpisów reprezentacji podmiotu wnioskującego. O legalizację dokumentów w KIG ubiegać się mogą wyłącznie przedsiębiorstwa zarejestrowane w Polsce. Ważny, zalegalizowany dokument handlowy, dokument musi być opatrzony nazwiskiem i podpisem. Co ważne, konieczne jest, aby wniosek był podpisany przez osobę uwiecznioną w KRS. Każda rozbieżność względem Krajowego Rejestru Sądowego uniemożliwi legalizację dokumentów handlowych. 

Jeśli zlecasz przetwarzanie dokumentów firmie zewnętrznej, upoważniasz ten podmiot do pieczętowania i podpisywania dokumentów. To znaczy, że w procesie potrzebne będą dokumenty rejestracyjne i te do legalizacji. Kserokopie dokumentów rejestracyjnych będą potwierdzane przez pracownika Krajowej Izby Gospodarczej jako poświadczenie zgodności z oryginałem. Kopie wydawanych dokumentów przechowywane są także w KIG. 

Jeśli takie są wymagania kontrahenta, dokumenty, które zostały zalegalizowane w Krajowej Izbie Gospodarczej. Podlegają dalszej legalizacji w Ministerstwie Spraw Zagranicznych lub ewentualnie są analizowane przez ambasadę docelowego kraju. Należy pamiętać, że w całym procesie legalizacji dokumentów potrzebne mogą być tłumaczenia uwierzytelnione na obcy język. 

Ekspansja na rynki zagraniczne to wyzwanie, które warto podjąć. Jak podaje KIG w 2020 eksport z Polski wyniósł aż 237,5 mld euro, a import 225,5 mld euro (źródło: kig.pl). Jeśli chcesz dołączyć do przedsiębiorców zarabiających na międzynarodowej wymianie handlowej, zadaj o sprawdzonego partnera logistycznego. Kurier z doświadczeniem na rynkach zagranicznym pomoże Ci opanować początkowe trudności transportowe, legislacyjne i celne. 

Przeczytaj więcej o możliwościach: 

Usługi międzynarodowe w GlobKurier.pl

GlobKurier.pl

Lubimy dzielić się wiedzą, a mamy jej dość sporo, ponieważ zapewniamy kompleksową obsługę rynku KEP i TSL. Realizujemy wysyłki do 192 krajów na świecie. Współpracujemy z ponad 50 firmami kurierskimi i transportowymi. Dysponujemy własną siecią ponad 1000 punktów paczkowych Click&Collect w Polsce GlobBox.net.

Wykorzystaj kod rabatowy i zaoszczędź na przesyłce​

Wpisując ten kod rabatowy otrzymasz 7% zniżki na przesyłki krajowe i międzynarodowe. Kod przeznaczony dla indywidualnych użytkowników naszej platformy. Dziel się wiedzą, rozwijaj i wysyłaj taniej z GlobKurier.pl