System TMS — co to jest?

TMS, czyli „Transport Management System” (System Zarządzania Transportem), to oprogramowanie lub system oferujący szereg funkcjonalności, służący do zarządzania, monitorowania i optymalizacji procesów związanych z transportem w organizacjach. Transportation management system jest często używany przez przewoźników, dystrybutorów i firmy, które mają znaczące potrzeby logistyczne.

System TMS logistyka 

Systemy TMS w logistyce odnoszą się do zintegrowanych systemów informatycznych zaprojektowanych do optymalizacji procesów transportowych w całym łańcuchu dostaw. Systemy wdrażane są po to, aby firmy osiągnęły; lepszą efektywność operacyjną, redukcję kosztów transportu oraz poprawę jakości obsługi klienta. Pierwsze systemy TMS powstawały w latach 80. XX wieku, a w ostatnich latach stały się bardzo popularnym narzędziem w branży. W miarę wzrostu złożoności globalnych łańcuchów dostaw oraz rosnącego nacisku na optymalizację kosztów, wiele firm doceniło korzyści wynikające z implementacji TMS.

System zarządzania transportem TMS

Co to jest system TMS w praktyce? Główne funkcje systemu TMS mogą obejmować:

• Planowanie i optymalizacja tras — wybieranie najlepszej trasy dla przesyłki na podstawie różnych czynników, takich jak czas dostawy czy dostępność przewoźników.
  
• Zarządzanie taryfami i kosztami — pozwala użytkownikom porównywać stawki różnych przewoźników, negocjować umowy i kontrolować koszty transportu.
  
• Monitorowanie przesyłek — śledzenie lokalizacji przesyłek w czasie rzeczywistym, przewidywanie opóźnień i komunikowanie się z klientami.
  
• Zarządzanie dokumentacją — automatyczne generowanie dokumentów przewozowych, faktur i innych niezbędnych dokumentów.
  
• Analiza i raportowanie — zapewnienie danych i analiz dotyczących wydajności transportu, które mogą pomóc w identyfikacji obszarów do poprawy i optymalizacji kosztów.
  
• Integracja z innymi systemami — takimi jak systemy zarządzania magazynem (WMS) czy systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP).

Korzystanie z systemu TMS może przynieść korzyści w postaci niższych kosztów transportu, lepszej widoczności łańcucha dostaw, zwiększonej wydajności operacyjnej i lepszej obsługi klienta. W zglobalizowanym świecie, gdzie efektywność i szybkość dostaw są kluczowe, systemy TMS stały się niezbędnym narzędziem dla wielu firm. Przede wszystkim zyskujesz dostęp do wielu możliwości dzięki jednej platformie.

Wdrożenie systemu TMS

System TMS w transporcie jest istotny, ale najistotniejsze jest jego odpowiednie wdrożenie. Wdrożenie zarządzania transportem TMS jest bezsprzecznie skomplikowane. To proces, który wymaga starannej metodyki i planowania, współpracy pomiędzy różnymi działami organizacji oraz dostosowywania się do specyfiki firmy i jej potrzeb logistycznych. 

Jak wyglądają etapy wdrożenia systemu TMS? Warto zacząć od: 

• zdefiniowania wymagań — przed zakupem i wdrożeniem systemu TMS ważne jest zrozumienie potrzeb i wymagań konkretnej organizacji. To obejmuje analizę obecnych procesów, identyfikację obszarów do poprawy oraz ustalenie celów, które system ma pomóc osiągnąć.
  
• Wybór odpowiedniego systemu — na podstawie zdefiniowanych wymagań można przeszukać rynek. Research może również obejmować przeprowadzenie demonstracji produktów, odwiedziny u dostawców i rozmowy z innymi użytkownikami.
  
• Planowanie wdrożenia — po wyborze systemu następuje etap planowania wdrożenia. Określa się harmonogram, zasoby, odpowiedzialności oraz jakie dane będą potrzebne do migracji.
  
• Konfiguracja i dostosowanie — system TMS jest konfigurowany zgodnie z wymaganiami firmy. Obejmuje to ustawienie parametrów, integrację z innymi systemami (np. ERP, WMS) oraz dostosowania specjalistyczne.
  
• Migracja danych — dane z obecnych systemów (np. informacje o przewoźnikach, stawkach, trasach) są importowane do nowego systemu TMS.
  
• Szkolenie użytkowników — kluczowym elementem wdrożenia jest szkolenie użytkowników. Dzięki temu osoby odpowiedzialne za zarządzanie transportem będą wiedziały, jak skutecznie korzystać z nowego narzędzia.
  
• Testy i walidacja — przed pełnym wdrożeniem systemu przeprowadza się testy, aby upewnić się, że wszystko działa zgodnie z oczekiwaniami i że system jest stabilny.
  
• Uruchomienie produkcyjne — po udanych testach system TMS jest uruchamiany w środowisku produkcyjnym i staje się głównym narzędziem zarządzania transportem w firmie.
  
• Wsparcie po wdrożeniu — po wdrożeniu ważne jest, aby dostawca systemu zapewniał wsparcie techniczne, aby pomóc w rozwiązywaniu ewentualnych problemów i dostosowywaniu systemu do zmieniających się potrzeb firmy.
  
• Ciągła optymalizacja — technologia i procesy biznesowe się rozwijają. Regularne przeglądy i aktualizacje systemu TMS są kluczowe. Tylko dzięki ciągłemu dostosowywaniu, będzie on przynosił wartość dla organizacji.

Wdrożenie systemu TMS jest inwestycją, która może przynieść znaczące korzyści w zakresie efektywności operacyjnej i redukcji kosztów. Jednak sukces wdrożenia zależy od starannego zaplanowania procesu, zaangażowania zespołu i wsparcia ze strony dostawcy systemu.

System TMS wady i zalety

Czasochłonne wdrożenie rekompensują korzyści z użytkowania TSM. Mają one bezpośredni wpływ na wydajność, koszty i końcową satysfakcję klienta. Wprowadzenie TMS pozwala na automatyczną optymalizację tras przewozowych, co nie tylko skraca czas dostaw, ale także pozwala oszczędzać na kosztach paliwa oraz innych opłatach związanych z transportem. Poprzez integrację z innymi systemami, takimi jak systemy zarządzania magazynem czy ERP, TMS umożliwia płynny przepływ informacji, co znacząco przyspiesza i upraszcza wiele procesów logistycznych. Dzięki możliwościom monitorowania przesyłek w czasie rzeczywistym, firmy mają nieprzerwany wgląd w status dostaw, co pozwala im reagować na ewentualne opóźnienia i nieprzewidziane okoliczności.

Automatyczne generowanie dokumentacji oraz fakturowanie redukuje ryzyko błędów ludzkich i sprawia, że cały proces jest bardziej przejrzysty i efektywny. Ponadto analiza danych dostarczanych przez TMS pozwala przedsiębiorstwom na głębokie zrozumienie swoich operacji transportowych, identyfikację obszarów wymagających poprawy oraz podejmowanie świadomych decyzji biznesowych. Zarządzanie dokumentacją, analiza i raportowanie, automatyzacja procesów, zarządzanie ryzykiem — to przekonuje przedsiębiorców. Dlaczego jeszcze warto? Jednym z mniej oczywistych korzyści płynących z TMS jest potencjał do zmniejszenia emisji CO2. Optymalizacja tras, redukcja pustych przejazdów i lepsze planowanie dostaw mogą prowadzić do znaczących oszczędności paliwa, co przekłada się na mniejszy wpływ na środowisko.

Wyzwania związane z wdrożeniem TMS 

Wdrożenie Transportation management system w firmie, mimo wielu korzyści, wiąże się także z pewnymi wyzwaniami, które mogą wpłynąć na proces implementacji i efektywność systemu. 

Warto zwrócić uwagę na: 

• integrację z istniejącymi systemami — wiele firm używa już innych systemów informatycznych, takich jak systemy zarządzania magazynem (WMS) czy systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP). Zintegrowanie TMS z tymi systemami może być skomplikowane i czasochłonne, wymagając dostosowania interfejsów i przepływów danych.
  
• Opór pracowników — wprowadzenie nowego systemu może spotkać się z oporem ze strony pracowników przyzwyczajonych do dotychczasowych narzędzi i procesów. Szkolenie i przekonanie ich o korzyściach płynących z TMS jest kluczowe dla sukcesu wdrożenia.
  
• Koszty wdrożenia — zakup, konfiguracja i wdrożenie systemu TMS to znaczący wydatek. Dodatkowo mogą pojawić się koszty związane z dostosowaniem systemu do specyficznych potrzeb firmy.
  
• Dopasowanie do specyfiki firmy — każda firma transportowa ma swoje unikalne potrzeby i procesy. Znalezienie lub dostosowanie systemu TMS, który idealnie pasuje do specyfiki działalności, może być wyzwaniem.
  
• Aktualizacje i wsparcie — technologia się rozwija, a wraz z nią pojawiają się nowe wymagania i funkcjonalności. Regularne aktualizacje systemu oraz wsparcie techniczne ze strony dostawcy są kluczowe, ale mogą również generować dodatkowe koszty i wymagać ciągłego zaangażowania.
  
• Zarządzanie danymi — migracja danych do nowego systemu TMS może być skomplikowana. Szczególnie jeśli dotychczasowe dane były przechowywane w różnych formatach lub systemach. Ponadto konieczne jest  zapewnienie bezwzględnego bezpieczeństwa i ochrony tych danych.
  
• Oczekiwania wobec dostawcy —  wyzwaniem jest znalezienie dostawcy, który zrozumie specyfikę firmy i dostarczy odpowiednie wsparcie.

Mimo tych utrudnień, korzyści płynące z wdrożenia systemu TMS często przewyższają komplikacje związane z jego implementacją. Kluczem do sukcesu jest staranne planowanie, zaangażowanie zarządu i pracowników oraz wybór odpowiedniego dostawcy.

Transport management system

Należy zwrócić uwagę, że współczesny TMS nie jest już tylko narzędziem do monitorowania przesyłek czy optymalizacji tras. Stał się integralnym elementem strategii logistycznej wielu przedsiębiorstw, łącząc w sobie zaawansowane technologie i adaptacyjne możliwości. Jego znaczenie będzie nadal rosło wraz z zapotrzebowaniem na efektywność, przejrzystość i szybkość w branży logistycznej. Wykorzystując TMS, organizacje mogą nie tylko zwiększyć swoją konkurencyjność, ale także podnieść jakość obsługi klienta. W cyfrowym świecie, gdzie dane i technologia odgrywają kluczową rolę w każdej dziedzinie biznesu, systemy zarządzania transportem na stałe zrastają się z dynamicznym ekosystemem logistycznym.

Globkurier.pl

Lubimy dzielić się wiedzą, a mamy jej dość sporo, ponieważ zapewniamy kompleksową obsługę rynku KEP i TSL. Realizujemy wysyłki do 192 krajów na świecie. Współpracujemy z ponad 50 firmami kurierskimi i transportowymi. Dysponujemy własną siecią ponad 1000 punktów paczkowych Click&Collect w Polsce GlobBox.net.

Wykorzystaj kod rabatowy i zaoszczędź na przesyłce​

Wpisując ten kod rabatowy otrzymasz 7% zniżki na przesyłki krajowe i międzynarodowe. Kod przeznaczony dla indywidualnych użytkowników naszej platformy. Dziel się wiedzą, rozwijaj i wysyłaj taniej z GlobKurier.pl