Certyfikat AEO — czym jest i jak go uzyskać?

Certyfikat poświadcza status AEO (Authorised Economic Operator) i oznacza Upoważnionego Przedsiębiorcę. Jest to status przyznawany przez organy celne firmom działającym w międzynarodowym łańcuchu dostaw, które spełniają określone standardy bezpieczeństwa i zgodności. Status AEO jest potwierdzeniem spełnienia przez firmę rygorystycznych wymagań w zakresie bezpieczeństwa, zgodności z przepisami oraz zarządzania logistyką. Certyfikat AEO poświadcza, że przedsiębiorstwo posiada odpowiednie standardy, co daje mu szereg korzyści, takich jak uproszczone procedury celne oraz mniejsze kontrole graniczne. W niniejszym artykule przyjrzymy się bliżej, jakie korzyści niesie za sobą posiadanie certyfikatu AEO oraz jak przebiega proces jego uzyskania.

Certyfikat AEO — charakterystyka

AEO co to? Certyfikat AEO nie jest ograniczony do jednej branży. Może być uzyskany przez różnorodne firmy, od małych przedsiębiorstw po globalne korporacje, działające w różnych sektorach gospodarki, takich jak produkcja, logistyka, handel detaliczny czy usługi. Istnieją trzy rodzaje certyfikatów:

• AEO C (Customs Simplifications) – certyfikat uproszczeń celnych, który umożliwia korzystanie z uproszczonych procedur celnych.
• AEO S (Security and Safety) – certyfikat bezpieczeństwa i ochrony, który zapewnia uproszczenia w zakresie kontroli bezpieczeństwa.
• AEO F (Full) – Pełny certyfikat, który łączy zarówno uproszczenia celne, jak i korzyści związane z bezpieczeństwem.

AEO wymogi — jak dostać certyfikat? 

Po pierwsze, przedsiębiorstwo musi działać zgodnie z przepisami celnymi i podatkowymi, co oznacza posiadanie czystej historii oraz brak poważnych naruszeń w ciągu ostatnich kilku lat. Do uzyskania statusu upoważnionego przedsiębiorcy konieczne jest: 

• właściwe zarządzanie księgowością, firma musi posiadać skuteczny system zarządzania księgowością, który umożliwia prowadzenie odpowiednich rejestrów finansowych i logistycznych, a także umożliwia szybki dostęp do danych potrzebnych do celów celnych,
• wypłacalność finansowa, firma musi być finansowo wypłacalna, co oznacza, że jest w stanie spełniać swoje zobowiązania finansowe. Obejmuje to ocenę zdolności kredytowej, historię finansową oraz bieżące wskaźniki finansowe przedsiębiorstwa,
• standardy bezpieczeństwa, firma musi wdrożyć odpowiednie środki bezpieczeństwa, aby chronić swoje procesy logistyczne przed ryzykami. Obejmuje to bezpieczeństwo fizyczne, ochronę towarów, kontrolę dostępu do obiektów oraz szkolenia pracowników w zakresie bezpieczeństwa,
• zarządzanie łańcuchem dostaw, przedsiębiorstwo musi mieć skuteczne procedury zarządzania łańcuchem dostaw, które minimalizują ryzyko związane z bezpieczeństwem i niezgodnością z przepisami. Obejmuje to kontrolę dostawców i partnerów logistycznych,
• firma musi również posiadać procedury administracyjne, które zapewniają zgodność z przepisami celnymi i ułatwiają przeprowadzanie kontroli przez administrację celną. Obejmuje to przechowywanie dokumentacji i informacji związanych z działalnością handlową.

Proces aplikacji obejmuje audyt przeprowadzany przez administrację celną, który ma na celu ocenę zgodności firmy z wymaganiami AEO. Po pozytywnym zakończeniu audytu przedsiębiorstwo może uzyskać certyfikat, który przyznawany jest na czas nieokreślony. Należy jednak pamiętać, że mimo otrzymania statusu AEO firma podlega regularnym audytom i weryfikacji.

Kto wydaje świadectwo AEO?

W Polsce status Upoważnionego Przedsiębiorcy (AEO) przyznaje Krajowa Administracja Skarbowa (KAS), a konkretnie Izba Administracji Skarbowej (IAS) właściwa ze względu na siedzibę firmy. Proces ten reguluje Rozporządzenie Wykonawcze Komisji (UE) nr 2016/341 z dnia 10 marca 2016 r. ustanawiające szczegółowe zasady przyznawania i cofania statusu upoważnionego przedsiębiorcy oraz uchylające rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) nr 2015/244. 

Wniosek o status AEO

Proces składania wniosku o uzyskanie certyfikatu AEO (Authorised Economic Operator) jest szczegółowy i wymaga od przedsiębiorstwa przygotowania oraz dostarczenia odpowiednich informacji i dokumentacji. 

• Krok 1: Przed przystąpieniem do składania wniosku przedsiębiorstwo powinno dokładnie zapoznać się z wymaganiami dotyczącymi uzyskania certyfikatu AEO. Warto przeprowadzić wewnętrzną analizę, aby upewnić się, że firma spełnia wszystkie kryteria. Jeśli firma jeszcze tego nie zrobiła, konieczne będzie wdrożenie odpowiednich procedur zarządzania księgowością, bezpieczeństwa oraz zgodności z przepisami celnymi i podatkowymi.
• Krok 2: Złożenie wniosku do nadania statusu AEO. W Polsce wniosek składa się na specjalnym formularzu dostępnym na stronie internetowej Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Do wniosku należy dołączyć wymagane dokumenty, które mogą obejmować: opis procedur wewnętrznych dotyczących zgodności z przepisami celnymi, dokumentację dotyczącą zarządzania księgowością i finansami, opis środków bezpieczeństwa wdrożonych w firmie, informacje na temat systemów zarządzania ryzykiem.
• Krok 3: Ocena wniosku i audyt. Po złożeniu wniosku administracja celna przeprowadza wstępną weryfikację dokumentacji. Jeśli wniosek jest kompletny, przechodzi do dalszej oceny. Audyt może obejmować wizytację w siedzibie firmy, ocenę zgodności procedur oraz analizę dokumentacji finansowej. Jeśli w trakcie audytu zostaną zidentyfikowane jakieś braki lub niezgodności, firma może zostać poproszona o ich usunięcie i dostarczenie dodatkowych informacji.
• Krok 4: Decyzja i przyznanie certyfikatu. Po pozytywnym zakończeniu audytu właściwa Izba Administracji Skarbowej podejmuje decyzję o przyznaniu certyfikatu AEO. Decyzja jest przekazywana firmie w formie pisemnej. Po wydaniu pozytywnej decyzji firma otrzymuje certyfikat AEO, który jest uznawany na terenie całej Unii Europejskiej oraz w krajach mających umowy o wzajemnym uznawaniu AEO..
• Krok 5: Utrzymanie certyfikatu. Firma powinna na bieżąco aktualizować swoje procedury i systemy zarządzania, aby utrzymać zgodność z przepisami i wymaganiami AEO. 

Więcej informacji na temat AEO w Polsce, w tym wymagań niezbędnych do uzyskania statusu oraz procedury składania wniosku, można znaleźć na stronie internetowej → Podatki.gov.pl:

Korzyści z posiadania pozwolenia AEO

Posiadanie pozwolenia AEO może znacząco poprawić operacje logistyczne przedsiębiorstwa i zwiększyć jego konkurencyjność na rynku. Oto najważniejsze korzyści:

• Uproszczone procedury celne — firmy posiadające certyfikat AEO mogą korzystać z uproszczonych procedur celnych.
• Mniejsza liczba kontroli celnych — przedsiębiorstwo jest uznawane za wiarygodne i bezpieczne, co skutkuje mniejszą liczbą kontroli fizycznych i dokumentowych. W przypadku konieczności kontroli są one przeprowadzane priorytetowo.
• Priorytetowe traktowanie — przedsiębiorstwa AEO mają priorytet w przypadku przeprowadzania kontroli celnych, co minimalizuje opóźnienia i zakłócenia w łańcuchu dostaw.
• Większa wiarygodność — certyfikat AEO zwiększa wiarygodność firmy w oczach partnerów handlowych, klientów oraz organów celnych. Jest to potwierdzenie, że firma spełnia wysokie standardy bezpieczeństwa i zgodności z przepisami.
• Ułatwiony dostęp do uproszczonych procedur celnych — status AEO ułatwia dostęp do różnych uproszczonych procedur celnych, takich jak procedury uproszczone importu, eksportu i tranzytu, co może prowadzić do obniżenia kosztów operacyjnych.
• Globalne uznanie — Certyfikat AEO jest uznawany nie tylko w Unii Europejskiej, ale również w krajach posiadających umowy o wzajemnym uznawaniu AEO, co ułatwia handel międzynarodowy i zwiększa zasięg operacyjny firmy.
• Lepsze zarządzanie ryzykiem — posiadanie certyfikatu AEO wiąże się z wdrożeniem skutecznych procedur zarządzania ryzykiem, co pomaga w lepszym zabezpieczeniu łańcucha dostaw i ochronie przed zagrożeniami.
• Zwiększona efektywność operacyjna — dzięki uproszczeniom proceduralnym i mniejszej liczbie kontroli, firmy mogą osiągnąć wyższą efektywność operacyjną, co przekłada się na szybsze i bardziej płynne procesy logistyczne.
• Korzyści finansowe — uproszczone procedury i mniejsza liczba kontroli mogą prowadzić do obniżenia kosztów operacyjnych, a tym samym do zwiększenia rentowności firmy.

Dzięki tym korzyściom status AEO jest niezwykle cenny dla przedsiębiorstw zaangażowanych w międzynarodowy handel.  Nie czekaj, zawalcz o  świadectwo AEO!

Twój partner w międzynarodowym handlu

W handlu międzynarodowym certyfikat AEO jest kluczowy, jednak równie ważna jest współpraca z solidnym partnerem logistycznym dla efektywnego prowadzenia biznesu. GlobKurier.pl oferuje kompleksowe usługi logistyczne, optymalizując procesy transportowe i gwarantując terminowe dostawy na całym świecie. Dzięki szerokiej ofercie przewoźników i zaawansowanemu systemowi wyszukiwania usług kurierskich jesteśmy idealnym partnerem dla firm prowadzących działalność międzynarodową. Sprawdź nasze usługi na GlobKurier.pl.