Faktura importowa — najważniejsze informacje

Jak prawidłowo przygotować fakturę importową? W tym artykule przedstawimy kluczowe elementy dokumentu i wskazówki praktyczne. Jeśli trudnisz się handel międzynarodowy na co dzień, z pewnością wiesz, że to nie tylko okazja do zysków, ale również do zetknięcia się z gąszczem regulacji i wymogów formalnych. W tym artykule omówimy wszystko, co musisz wiedzieć o fakturze importowej, aby uniknąć konfliktu z Urzędem Celnym i Skarbowym, i zapewnić efektywny przepływ towarów.

Import wymagane dokumenty 

Importowanie towarów z zagranicy, szczególnie poza Unią Europejską, wiąże się z różnymi formalnościami i wymaganiami. Najważniejsze dokumenty to faktura importowa wystawiona przez sprzedawcę, która zawiera szczegóły transakcji, lista pakowa z informacjami o ilości i rodzaju towarów w przesyłce, dokumenty celne, takie jak formularz SAD oraz dokument transportowy, który różni się w zależności od metody transportu. Dodatkowo, w zależności od rodzaju towaru, mogą być wymagane certyfikat pochodzenia, licencje i pozwolenia, certyfikaty jakości i zgodności oraz polisa ubezpieczeniowa towaru na czas transportu. Przy imporcie mogą wystąpić dodatkowe procedury, takie jak: kontrola sanitarna i fitosanitarna dla żywności, roślin i zwierząt, obliczenie i zapłata cła i podatków, oraz odprawa celna, którą można przeprowadzić samodzielnie lub przez uprawnionego spedytora celnego. Jest to skomplikowany proces, więc warto skonsultować się ze specjalistami, a także z uprawnionymi spedytorami, aby zapewnić, że wszystkie formalności są prawidłowe. Niekompletne dokumenty mogą prowadzić do opóźnień, dodatkowych kosztów i problemów prawnych. 

Co to jest faktura importowa?

Faktura importowa jest oficjalnym dokumentem, wystawianym przez zagranicznego dostawcę, potwierdzającym transakcję handlową. Jest ona niezbędna do dokonania odprawy celnej i jest podstawą do obliczenia różnych podatków i opłat, takich jak cło, VAT czy akcyza. W związku z regulacjami międzynarodowymi i krajowymi, takimi jak Rozporządzenie Rady (UE) nr 952/2013, faktura importowa musi spełniać określone wymogi formalne. Fakturę importową wystawia zwykle dostawca towaru lub usługi, czyli strona eksportująca. Jest to dokument, który potwierdza szczegóły transakcji. Faktura ta musi być zgodna z międzynarodowymi normami i zawierać wszystkie niezbędne informacje, takie jak opis towaru, ilość, cena jednostkowa, warunki płatności, warunki dostawy, oraz inne dane, które mogą być wymagane przez prawo danego kraju. W przypadku, gdy towar jest importowany w ramach Unii Europejskiej, faktura importowa może nie być konieczna, ponieważ obowiązują tutaj inne procedury i dokumenty. W takich przypadkach wystarczy zwykła faktura handlowa, która jednak również musi zawierać określone informacje, umożliwiające identyfikację towaru i stron transakcji. Warto również wspomnieć, że wystawienie faktury importowej jest odpowiedzialnością strony eksportującej, ale to importer musi upewnić się, że wszystkie dane na niej zawarte są poprawne i zgodne z wymogami odprawy celnej oraz ewentualnych innych instytucji, takich jak Urząd Skarbowy w kraju importera.

Faktura importowa a faktura handlowa

Faktura importowa i faktura handlowa są blisko ze sobą związane i często są używane zamiennie, jednak istnieją pewne istotne różnice w kontekście handlu międzynarodowego i formalności celnych. Faktura importowa jest więc specyficznym rodzajem faktury handlowej używany w przypadkach, gdy towary są importowane z jednego kraju do drugiego. Zawiera dodatkowe informacje, które mogą być wymagane przez urzędy celne, takie jak kraj pochodzenia towaru, warunki dostawy zgodne z Incoterms, czy szczegóły dotyczące ubezpieczenia. Jest absolutnie niezbędna w procesie odprawy celnej. W przypadku handlu międzynarodowego zwykle musi być w języku angielskim lub w języku kraju, do którego towary są importowane, chyba że przepisy lokalne stanowią inaczej. W praktyce faktura importowa jest więc specjalnym przypadkiem faktury handlowej, dostosowanym do potrzeb i wymogów związanych z procesem importowym.

Składowe faktury importowej — kraj pochodzenia towaru, opis towaru

Faktura importowa to kluczowy dokument w międzynarodowym handlu, bez którego trudno jest przeprowadzić legalny i skuteczny proces importu. Aby dokument był wiążący, musi spełniać kilka warunków. Co powinna zawierać faktura importowa?

Faktura importowa wzór: zgodnie z regulacjami prawnymi, każda faktura importowa musi zawierać następujące elementy:

• Numer faktury — musi być zgodny z numerem na liście pakowej.
• Data wystawienia faktury — kluczowy element z punktu widzenia odprawy celnej.
• Dane strony sprzedającej i kupującej: Pełne dane dostawcy: nazwy, adresy oraz numery identyfikacyjne (NIP, VAT ID).
• Opis towaru — nazwa, rodzaj, kod towaru, materiały składowe i przeznaczenie towaru.
• Ilość towaru i miary w odpowiedniej jednostce — ważne dla obliczenia wartości celnej.
• Wartości towaru: jednostkową i całkowitą — zwykle w dolarach amerykańskich.
• Warunki dostawy — zgodnie z Incoterms (np. FOB*, CIF**)
• Kraj pochodzenia towaru — określenie, skąd towar został wyeksportowany.
• Szczegóły ubezpieczenia — jeżeli towar jest ubezpieczony.
• Podpis i pieczątka — podpis osoby uprawnionej oraz pieczątka firmy.

Uwaga: Na fakturze nie możemy stosować wartości zerowej. W przypadku darmowych próbek wartość musi być symboliczna. Wartość całego towaru na dokumencie jest podstawą do obliczania różnych opłat i podatków, takich jak cło i podatek VAT. Faktura z wartością zerową mógłby wprowadzić w błąd organy celne i skarbowe. Zamówienie czy rozliczenie z wartością zerową może sugerować, że transakcja nie miała miejsca lub jest nielegalna. To z kolei może skutkować problemami prawnymi.

*FOB, co jest skrótem od angielskiego „Free On Board”, jest jednym z warunków handlowych określonych w Incoterms i dotyczy transportu morskiego lub rzecznego. W transakcji  dostawca jest odpowiedzialny za pokrycie wszystkich lokalnych kosztów, aż do momentu załadowania towaru na statek w porcie wysyłkowym. 

**CIF to skrót od „Cost, Insurance and Freight” oznacza, że sprzedający (eksporter) jest odpowiedzialny za dostarczenie towarów do wyznaczonego portu docelowego oraz za pokrycie kosztów transportu i ubezpieczenia towaru. To różni CIF od FOB, gdzie sprzedający jest odpowiedzialny jedynie do momentu załadowania towaru na statek w porcie początkowym. Po dostarczeniu towaru do portu docelowego wszelkie dalsze koszty i ryzyko przechodzą na importera, który jest odpowiedzialny za odprawę celną i dalszy transport.

Faktura formalna praktyczne wskazówki

• Uwaga na język — faktura musi być w języku angielskim. Jeżeli jest w innym języku, mogą wyniknąć dodatkowe koszty związane z tłumaczeniem.
• Dokładność danych — błąd w jednym z wymienionych elementów może spowodować odrzucenie faktury przez Urząd Celny, co opóźni cały proces importu.
• Waluta i metody płatności — wyraźnie zaznacz, w jakiej walucie jest wystawiona faktura oraz jakie są akceptowane metody płatności. To pomoże uniknąć komplikacji związanych z konwersją walut i opłatami bankowymi.
• Faktura proforma nie wystarczy — faktury proforma nie zostanie zaakceptowana przez organy celne. Upewnij się, że masz prawidłową fakturę importową.
• Harmonized System (HS) Codes — to międzynarodowy system klasyfikacji towarów, który często jest wymagany podczas odprawy celnej. Upewnij się, że kody HS dla wszystkich towarów są poprawnie ujęte na fakturze.
• Dokumenty towarzyszące — tak jak wspominaliśmy we wstępinie, faktura importowa często musi być dostarczona razem z innymi dokumentami, takimi jak list przewozowy (Bill of Lading), certyfikat pochodzenia
• Sprawdzenie online — istnieją narzędzia online, które pomagają w automatycznym generowaniu faktur. Upewnij się jednak, że wybrany szablon zawiera wszystkie wymagane rubryki.
• Konsultacja z ekspertem — w przypadku wątpliwości warto skonsultować się z doradcą celnym lub prawnikiem specjalizującym się w handlu międzynarodowym.

Prawidłowo przygotowana faktura importowa jest kluczowym elementem w procesie importu towarów. Nie tylko ułatwia ona odprawę celną, ale też stanowi podstawę do obliczenia podatków i innych opłat. Dlatego też jej precyzyjne przygotowanie jest w interesie każdego importera.

Wysyłaj międzynarodowo z GlobKurier.pl

Planujesz ekonomiczną wysyłkę paczek za granicę? Szukasz optymalnych rozwiązań dla międzynarodowych przesyłek kurierskich do Kanady, Wielkiej Brytanii, USA czy Chin? Zajrzyj do naszego cennika wysyłek międzynarodowych. Oferujemy pakiet usług, kilkudziesięciu przewoźników i oraz zintegrowane opcje e-commerce – wszystko to dostępne w ramach jednej platformy. Dzięki partnerstwu z wieloma firmami przewozowymi i kurierskimi zapewniamy możliwość wysyłki paczek, palet i dłużyc do praktycznie każdego kraju na świecie. Jako broker kurierski specjalizujemy się w organizowaniu międzynarodowych przesyłek, korzystając z naszych usług, masz możliwość zarówno importowania, jak i eksportowania przesyłek. Aktualne ceny za usługi międzynarodowe znajdziesz w naszym cenniku.

Zobacz, jakie masz możliwości i sprawdź naszą ofertę przesyłek międzynarodowych!

Globkurier.pl

Lubimy dzielić się wiedzą, a mamy jej dość sporo, ponieważ zapewniamy kompleksową obsługę rynku KEP i TSL. Realizujemy wysyłki do 192 krajów na świecie. Współpracujemy z ponad 50 firmami kurierskimi i transportowymi. Dysponujemy własną siecią ponad 1000 punktów paczkowych Click&Collect w Polsce GlobBox.net.

Wykorzystaj kod rabatowy i zaoszczędź na przesyłce​

Wpisując ten kod rabatowy otrzymasz 7% zniżki na przesyłki krajowe i międzynarodowe. Kod przeznaczony dla indywidualnych użytkowników naszej platformy. Dziel się wiedzą, rozwijaj i wysyłaj taniej z GlobKurier.pl