Jak napisać protokół szkody?

Dla klientów firm kurierskich proces reklamacji i dochodzenia swoich praw może wydawać się skomplikowany, ale warto wiedzieć, że istnieją konkretne kroki, które można podjąć w przypadku problemów z przesyłką. Spisanie protokołu szkody będzie pierwszym i bardzo ważnym etapem. Zastanawiasz się jak spisać protokół szkoły z kurierem? Czytaj dalej! 

Protokół szkodowy a opakowanie zewnętrzne

Według raportu Federalnej Komisji Handlu (FTC) z 2022 roku, średni odsetek uszkodzonych przesyłek na rynku amerykańskim wynosi 0,5%. Najczęstszą przyczyną takich sytuacji jest nieprawidłowe zapakowanie paczki, to aż 30% wszystkich uszkodzeń. Kolejną przyczyną jest nieostrożne obchodzenie się z paczką przez pracowników firmy kurierskiej – 25% uszkodzeń. Złe warunki pogodowe odpowiadają za 15% uszkodzeń, a nieszczęśliwe wypadki za 10% uszkodzeń. Jak konsumenci reagują na uszkodzone przesyłki? Najczęściej zgłaszają reklamację do firmy kurierskiej, aby uzyskać odszkodowanie. W niektórych przypadkach konsumenci decydują się na zwrot towaru lub odstąpienie od umowy sprzedaży.

Jak napisać protokół szkody z kurierem?

W każdym przypadku bazą roszczeń jest protokół szkody (protokół zniszczenia towaru). Dokument zawiera szczegółowe informacje dotyczące uszkodzenia przesyłki np. uszkodzenie opakowania zewnętrznego lub jej zawartości. Bez względu na to, jaka firma kurierska realizowała zlecenie, należy sporządzić protokół szkody, który składa się z kilku sekcji. W nich zawarte są informacje dotyczące przesyłki, opis jej sposobu pakowania paczki oraz wszelkich uszkodzeń uwidocznionych w momencie doręczenia. W poniższym tekście przedstawimy poszczególne elementy protokołu szkodowego oraz wskazówki dotyczące informacji, które mogą zwiększyć szanse na uzyskanie odszkodowania od przewoźnika.

Protokół uszkodzenia towaru – co powinien zawierać?

Nieodpowiednie przygotowanie protokołu szkody może wpłynąć negatywnie na uzyskanie odszkodowania. Każdy protokół powinien zawierać:

• numer listu przewozowego, numer przesyłki — unikalny numer identyfikacyjny przesyłki, który pozwala zlokalizować i zidentyfikować daną przesyłkę w systemie przewoźnika,
  
• data i godzina spisania protokołu ,
  
• dane kuriera — imię i nazwisko kuriera oraz jego numer identyfikacyjny lub numer służbowy,
  
• dane odbiorcy i nadawcy — imię i nazwisko lub nazwa firmy odbiorcy i nadawcy, ich adresy oraz numery kontaktowe,
  
• opis opakowania zewnętrznego — szczegółowy opis zewnętrznego opakowania przesyłki, włączając w to rodzaj opakowania (np. karton, koperta, folia) oraz wszelkie oznaczenia np. naklejki ostrzegawcze,
  
• opis zabezpieczenia towaru wewnątrz opakowania — informacje o tym, jak wyglądało zabezpieczenie wewnętrzne przesyłki, np. czy użyto folii bąbelkowej, wypełniacza styropianowego, bibuły czy papieru, (informacje tj. uszkodzenie zabezpieczenia wewnętrznego, uszkodzenie zawartości)
  
• opis uszkodzeń opakowania zewnętrznego — dokładny opis wszelkich uszkodzeń widocznych na zewnętrznym opakowaniu, takie jak wgniecenia, rozdarcia, porysowania, 

• opis uszkodzeń przesyłki lub zawartości (uszkodzenia towaru) — szczegółowy opis wszelkich uszkodzeń przesyłki lub jej zawartości, włączając w to połamania, stłuczenia, zamoczenia, wgniecenia, rozdarcia lub inne nieprawidłowości,

• podpisy i daty — zarówno odbiorca, jak i kurier powinni podpisać protokół szkody, a także podać datę spisania protokołu,
  
• uwagi i dodatkowe informacje — w przypadku dodatkowych uwag lub istotnych szczegółów dotyczących uszkodzenia, możecie również zawrzeć te informacje w protokole.

W przypadku firmy FedEx gotowy wzór do pobrania → Protokół ustalenia stanu przesyłki FedEx

Reklamacja przy odbiorze przesyłki

Jak postępować w przypadku, gdy niemożliwe jest sprawdzenie zawartości paczki w obecności kuriera? Podczas odbioru przesyłki kurierskiej czas jest zazwyczaj ograniczony, ponieważ kurier ma wiele innych dostaw do zrealizowania. Niestety, nie zawsze jest możliwość dokładnego sprawdzenia zawartości paczki w momencie jej dostarczenia. Bezwzględnie zaleca się spisanie protokołu zwłaszcza jeśli opakowanie wydaje się uszkodzone, np. ma rozdarty bok lub widoczne wgniecenie. Jednak w sytuacji, kiedy brakuje czasu na otwarcie paczki i dokładne zweryfikowanie jej stanu, warto poprosić kuriera o zapisanie adnotacji w protokole dostawy, informującej o zastrzeżeniach dotyczących stanu przesyłki. Takie uwagi zapisane przez kuriera stanowią ważny dowód i pomagają rozwiązać ewentualne problemy z uszkodzeniami w przesyłce, nawet kilka dni po jej odbiorze. Dzięki nim będziecie w stanie sporządzić protokół szkody i zgłosić reklamację bez obaw, że zostanie ona odrzucona przez firmę kurierską. Warto dbać o zachowanie pełnej przejrzystości i dokumentować wszelkie obserwacje związane z przesyłką. Należy również pamiętać, że w momencie braku spisania protokołu szkody, reklamacja przesyłki kurierskiej może zostać odrzucona z uwagi na braki formalne. Podstawą do rozpatrywania tego typu reklamacji, jest obowiązujące prawo przewozowe. W przypadku uszkodzeń niejawnych, które nie mogły zostać stwierdzone w obecności kuriera podczas przyjęcia przesyłki, można zgłosić się również do przewoźnika – w terminie do 7 dni kalendarzowych od daty doręczenia przesyłki w celu spisania protokołu szkody.

Kto spisuje protokół szkody? 

Protokół szkody w przypadku przesyłki kurierskiej jest zazwyczaj sporządzany wspólnie przez odbiorcę (klienta) oraz kuriera, który dostarcza paczkę. Jest to dokument, który ma na celu udokumentowanie wszelkich uszkodzeń lub zastrzeżeń dotyczących stanu przesyłki w momencie dostawy. Odbiorca przesyłki, czyli osoba lub firma, do której jest kierowana paczka, jest jedną ze stron sporządzających protokół szkody. Odbiorca jest zainteresowany tym, aby przekazać wszelkie swoje zastrzeżenia dotyczące stanu paczki kurierowi i zabezpieczyć swoje prawa w razie ewentualnych uszkodzeń. Kurier dostarczający przesyłkę również jest zaangażowany w sporządzanie protokołu szkody. To on, w obecności odbiorcy, pomaga w zidentyfikowaniu ewentualnych uszkodzeń, a także może udzielić informacji na temat przesyłki. Wspólne spisanie protokołu szkody jest istotne, ponieważ zapewnia obiektywny i zgodny z faktami dokument, który może być użyty w przypadku reklamacji. Obie strony muszą podpisać protokół, potwierdzając swoją obecność i zgodność z zawartymi w nim informacjami. Po sporządzeniu protokołu szkody, klient powinien dostarczyć go do firmy kurierskiej w celu złożenia reklamacji. Firma kurierska będzie analizować protokół i podejmować decyzje dotyczące ewentualnego odszkodowania lub innych działań, w zależności od okoliczności i przepisów firmy.

Pamiętaj, w przypadku uszkodzenia przesyłki, kurier ma obowiązek sporządzenia protokołu szkody lub wprowadzenia odpowiednich informacji do urządzenia, które może być elektronicznym urządzeniem służącym do rejestracji dostaw. To będzie pierwszy krok w procesie dokumentowania uszkodzenia. Jeżeli paczka posiada widoczne ślady uszkodzenia, możesz odmówić przyjęcia towaru i zgłosić sytuację telefonicznie, dzwoniąc na infolinię firmy kurierskiej.

Protokół szkody — dlaczego jest ważny? 

Protokół szkody jest kluczowym dokumentem, który pomaga w procesie reklamacyjnym i jest podstawą do rozpatrywania żądania o odszkodowanie. Po jego spisaniu należy zgłosić reklamację do firmy kurierskiej. To ważne, aby dokładnie opisać problem, podając numer listu przewozowego oraz dane nadawcy i odbiorcy. Warto także dołączyć sporządzony protokół szkody oraz wszelkie inne dowody, które mogą potwierdzić stan przesyłki (np. dołączenie zdjęć przedstawiających uszkodzenia). Firma kurierska dokładnie zweryfikuje zgłoszoną reklamację. Będzie analizować protokół szkody, dokumenty przewozowe i wszelkie dostępne informacje, aby ustalić odpowiedzialność za uszkodzenia lub zaginięcie przesyłki. Jeśli reklamacja zostanie uznana, firma kurierska podejmie działania naprawcze, które mogą obejmować wypłatę odszkodowania zgodnie z warunkami umowy przewozowej. Warto pamiętać, że wysokość odszkodowania może być ograniczona przez wartość deklarowaną lub ubezpieczenie przesyłki. W przypadku, gdy reklamacja nie zostanie uwzględniona lub klient nie będzie zadowolony z proponowanego odszkodowania, istnieje możliwość rozpoczęcia procesu dochodzenia roszczeń odszkodowawczych. Może to wymagać konsultacji z prawnikiem lub specjalistyczną firmą zajmującą się dochodzeniem odszkodowań.

Sprawdź, jak złożyć skuteczną reklamację w GlobKurier.pl