17lut 2025

VAT OSS co to jest i kiedy obowiązuje?

Czas czytania 5 min.

Sprzedajesz produkty lub usługi klientom w całej Unii Europejskiej? Jeśli tak, to, zamiast żonglować deklaracjami podatkowymi w różnych krajach, możesz skorzystać z uproszczonego systemu VAT OSS. To rozwiązanie pozwala rozliczać podatek w jednym miejscu, oszczędzając czas, nerwy i formalności. Sprawdź, na czym dokładnie polega VAT OSS, kto może z niego skorzystać i dlaczego warto go wdrożyć w swojej firmie.

Spis treści

Koszmar biurokracji? Nie z VAT OSS

Rozliczanie podatku VAT w handlu międzynarodowym może wydawać się skomplikowane, zwłaszcza dla przedsiębiorców prowadzących sprzedaż do różnych krajów UE. Do 2021 roku wymagało to rejestracji VAT w każdym kraju osobno, co wiązało się z dużą ilością formalności. Na szczęście, uproszczona procedura VAT OSS (One Stop Shop) rozwiązała ten problem. Czym dokładnie jest VAT OSS? Jak wygląda rejestracja i dla kogo jest przeznaczona?

Vat OSS — czym jest?

Zacznijmy od definicji. VAT OSS (One Stop Shop) to uproszczony system rozliczania podatku VAT, stworzony dla przedsiębiorców sprzedających towary lub świadczących usługi elektroniczne klientom indywidualnym w innych krajach Unii Europejskiej. Dzięki tej procedurze nie musisz rejestrować się do VAT w każdym państwie, do którego sprzedajesz. Wystarczy jedna rejestracja w kraju siedziby Twojej firmy, a całość rozliczeń podatkowych odbywa się w jednym miejscu.

Skrót VAT OSS pochodzi od angielskiego Value Added Tax One Stop Shop, co można przetłumaczyć jako „punkt kompleksowej obsługi VAT”. Jak sama nazwa wskazuje, system ten ma na celu uproszczenie obowiązków podatkowych i umożliwienie przedsiębiorcom rozliczania VAT należnego w różnych krajach UE bez konieczności składania deklaracji w każdym z nich osobno.

Jak działa VAT OSS?

Załóżmy, że polski sklep internetowy sprzedaje swoje produkty klientom we Francji, Niemczech i Włoszech. Zamiast osobno rejestrować się do VAT w każdym z tych krajów, przedsiębiorca może skorzystać z systemu VAT OSS i rozliczać podatek w Polsce. Polski urząd skarbowy następnie przekazuje zebrane podatki do odpowiednich państw UE, stosując ich lokalne stawki VAT.

Jedna deklaracja dla wielu krajów – przedsiębiorca składa kwartalną deklarację VAT OSS w swoim kraju, a urząd skarbowy rozlicza VAT z zagranicznymi administracjami podatkowymi.
VAT OSS nie zastępuje krajowych obowiązków podatkowych – dotyczy wyłącznie sprzedaży transgranicznej do konsumentów indywidualnych (B2C) w UE. Jeśli firma sprzedaje także w Polsce, nadal musi rozliczać krajowy VAT na zwykłych zasadach.
Tylko dla sprzedaży do konsumentów – VAT OSS obejmuje dostawy towarów oraz niektóre usługi świadczone na rzecz klientów indywidualnych (B2C) w innych krajach UE. Nie obejmuje transakcji B2B, czyli sprzedaży do innych firm.

Dla kogo jest faktura VAT OSS?

Procedura VAT OSS obejmuje:

Wewnętrzną sprzedaż towarów na odległość – dotyczy e-commerce, gdy firma wysyła towary konsumentom do innych krajów UE.
Świadczenie usług konsumentom w innych krajach UE, gdy podlegają one opodatkowaniu w miejscu zamieszkania klienta (np. usługi cyfrowe).

Firma sprzedająca kursy online klientom z Hiszpanii i Włoch, które są objęte VAT w kraju odbiorcy, może korzystać z VAT OSS, by uniknąć rejestracji w każdym państwie. Usługi cyfrowe to tylko jeden z rodzajów usług objętych VAT OSS. System obejmuje także inne usługi, np. telekomunikacyjne, nadawcze, elektroniczne oraz niektóre usługi świadczone na rzecz konsumentów w UE np. wynajem krótkoterminowy, usługi hotelowe, organizacja wydarzeń. VAT OSS nie ma zastosowania w sprzedaży stacjonarnej – obejmuje tylko sprzedaż na odległość do konsumentów np. przez sklep internetowy.

Nadaj przesyłkę za granicę

Limit VAT OSS – ile wynosi i kiedy ma znaczenie?

Każda firma sprzedająca towary lub usługi konsumentom w innych krajach UE musi monitorować swój roczny próg sprzedaży, który wynosi 10 000 EUR (w przeliczeniu około 42 000 zł rocznie).

Jeśli całkowita wartość sprzedaży do innych krajów UE nie przekracza tego limitu, przedsiębiorca może nadal stosować polską stawkę VAT i rozliczać się na zasadach krajowych. Po przekroczeniu progu 10 000 EUR sprzedawca musi stosować stawkę VAT obowiązującą w kraju odbiorcy i ma możliwość skorzystania z procedury VAT OSS.

W limicie nie uwzględnia się sprzedaży B2B (między firmami) ani dostaw krajowych – odnosi się on wyłącznie do sprzedaży B2C (konsumentom indywidualnym) w innych państwach UE.

Rejestracja do VAT OSS – jak wygląda procedura?

Aby skorzystać z VAT OSS, firma musi się zarejestrować w swoim kraju siedziby, czyli w Polsce, jeśli przedsiębiorstwo jest zarejestrowane w Polsce.

Krok po kroku:

Złożenie wniosku VIU-R – formularz rejestracyjny VAT OSS dostępny w systemie e-Deklaracje.
Podpisanie formularza – wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny lub ePUAP.
Wysłanie zgłoszenia do Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście – jest to centralny urząd skarbowy obsługujący procedurę VAT OSS w Polsce.
Skuteczność rejestracji — jeśli wniosek zostanie złożony przed 10. dniem miesiąca po rozpoczęciu sprzedaży, rejestracja obowiązuje od początku bieżącego kwartału. W przeciwnym razie obowiązuje od pierwszego dnia kolejnego kwartału.

Składanie deklaracji VAT OSS

Deklarację VAT OSS składa się co kwartał, niezależnie od wysokości sprzedaży.
Jeśli w danym kwartale nie było transakcji, nadal należy złożyć deklarację zerową.

Ważne: Jeśli przedsiębiorca przestanie korzystać z VAT OSS, musi złożyć wniosek o wyrejestrowanie i ponownie rozliczać VAT w poszczególnych krajach odbiorców.

Co, jeśli firma nie zgłosi się do VAT OSS?

Jeśli firma przekroczy próg 10 000 EUR i nie zarejestruje się do VAT OSS, będzie zobowiązana do:

Rejestracji jako podatnik VAT w każdym kraju UE, w którym sprzedaje towary lub usługi.
Składania osobnych deklaracji VAT w każdym kraju, zgodnie z lokalnymi przepisami.
Poniesienia konsekwencji podatkowych za nieprawidłowe rozliczenie VAT. Zagraniczne urzędy skarbowe mogą nałożyć kary za brak rejestracji i nieopłacenie podatku.

Brak zgłoszenia do VAT OSS prowadzi do znacznych komplikacji administracyjnych i wzrostu kosztów obsługi podatkowej, dlatego większość firm wybiera ten system jako wygodniejsze rozwiązanie.

Aspekty techniczne VAT OSS

Platformy do rozliczeń: VAT OSS można rozliczać ręcznie, ale w praktyce wiele firm korzysta z systemów księgowych, ERP oraz dedykowanych narzędzi do automatyzacji podatków. Takie rozwiązania umożliwiają:

Automatyczne naliczanie stawek VAT dla różnych krajów UE,
Generowanie raportów i deklaracji,
Ułatwienie składania deklaracji podatkowych.

Na rynku dostępne są zarówno kompleksowe systemy dla dużych firm, jak i prostsze narzędzia przeznaczone dla e-commerce.

Integracja z innymi systemami: aby VAT OSS działał sprawnie, powinien być zintegrowany z systemami sprzedażowymi i księgowymi. Kluczowe obszary integracji obejmują:

Platformy e-commerce – automatyczne naliczanie stawek VAT na podstawie kraju klienta.
Systemy ERP i księgowe – przesyłanie danych o transakcjach do raportów podatkowych i deklaracji OSS.
Zewnętrzne systemy podatkowe – automatyzacja składania deklaracji i obsługi zwrotów VAT.

Dzięki odpowiedniej integracji przedsiębiorcy mogą uniknąć ręcznego przetwarzania danych, co zmniejsza ryzyko błędów i zapewnia zgodność z przepisami UE.

VAT OSS – co jeszcze warto wiedzieć?

VAT OSS jest opcjonalny, ale po przekroczeniu progu sprzedaży jego stosowanie jest rekomendowane.
Deklaracje w ramach VAT OSS składa się kwartalnie, a podatek wpłaca do polskiego urzędu skarbowego, który przekazuje środki do odpowiednich krajów UE.
W przypadku błędów w deklaracjach konieczna jest ich korekta, ale wyłącznie w systemie OSS – nie ma potrzeby składania korekt w każdym kraju odbiorcy osobno.

Sprzedaż międzynarodowa to nie tylko VAT – zadbaj o optymalną wysyłkę

VAT OSS to jedno z ułatwień, które pomaga firmom sprzedającym za granicę uprościć rozliczenia podatkowe. Jednak sukces w międzynarodowym e-commerce zależy również od szybkiej i niezawodnej logistyki. Koszt dostawy i czas realizacji zamówień mają ogromny wpływ na decyzje zakupowe klientów. Jeśli wysyłasz paczki do klientów w całej Unii Europejskiej, sprawdź ofertę przesyłek międzynarodowych GlobKurier.pl. Dzięki dostępowi do setek firm kurierskich możesz znaleźć najkorzystniejsze stawki i zoptymalizować koszty wysyłki. Dobrze dobrana usługa logistyczna, połączona z uproszczonym rozliczaniem VAT dzięki VAT OSS, sprawi, że sprzedaż transgraniczna staje się prostsza.